Sehr geehr­te Rechnungssteller,

wir bit­ten Sie, uns nur noch elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen zu sen­den und dies über den Zen­tra­len E‑Rechnungseingang RLP (ZRE) zu tun. Seit dem 01.04.2025 sind Rech­nungs­stel­ler dazu ver­pflich­tet, für alle Rech­nun­gen auf­grund von öffent­li­chen Auf­trä­gen und Kon­zes­sio­nen in RLP elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen zu ver­schi­cken. Dies ist in §1 sowie §3 der E‑Rechnungsverordnung Rheinland-Pfalz (ERe­ch­VORP) gere­gelt und gilt unab­hän­gig vom Auf­trags­wert. Öffent­li­che Auf­trä­ge sind hier definiert.

Defi­ni­ti­on E‑Rechnung

Eine E‑Rechnung ist nicht nur von einer Rech­nung auf Papier zu unter­schei­den, son­dern auch von einer digi­ta­len Rech­nung, z. B. im PDF-Format. All­ge­mei­ne Infor­ma­tio­nen und genaue­re Spe­zi­fi­zie­run­gen dazu, wel­che Kri­te­ri­en eine E‑Rechnung erfül­len muss, fin­den sich auf dem E‑Rechnungs-Portal RLP.

Regis­trie­rung am ZRE

Um den ZRE nut­zen zu kön­nen, müs­sen Sie sich – außer beim Ver­sand über Pep­pol – hier regis­trie­ren. Die Regis­trie­rung erfolgt mit Hil­fe des „Mein Unter­neh­mens­kon­to“ auf Basis von ELSTER. Genaue­re Infor­ma­tio­nen erhal­ten Sie hier. Fra­gen Sie ger­ne aktiv bei Ihrem Sys­tem­an­bie­ter nach, ob ein Ver­sand über Pep­pol bereits mög­lich ist.

Über­tra­gungs­ka­nä­le

• E‑Mail: Rech­nun­gen per E‑Mail müs­sen IMMER an fol­gen­de Mail­adres­se geschickt wer­den: ZRE-rlp@Poststelle.rlp.de Wenn Sie eine Rech­nung per Mail ein­rei­chen, müs­sen Sie sich zuvor am ZRE regis­triert haben und damit auch eine E‑Mail-Adresse im ZRE-Benutzerkonto hin­ter­legt haben. Die Ein­rei­chung per Mail kann dann aber auch von einer abwei­chen­den Mail-Adresse erfol­gen. Der ZRE prüft nicht, ob bei­de Mail-Adressen über­ein­stim­men. Die Rück­mel­dung des ZRE wird an die Mail­adres­se gesen­det, von der die Rech­nung ein­ge­reicht wird – sowohl bei Ableh­nung als auch bei erfolg­rei­cher Zustel­lung. Daher bit­ten wir Sie, kei­ne Rech­nun­gen von einer Noreply- oder einer Bounce-Mailadresse ein­zu­rei­chen. Wenn Sie Rech­nun­gen über Dienst­leis­ter bzw. Soft­ware­an­bie­ter ver­sen­den, stel­len Sie sicher, dass Sie die Absen­der­adres­se kennen.
• Upload: Wer eine Rech­nung im ZRE selbst hoch­la­den möch­te, muss beim ZRE regis­triert (Wich­tig bei Regis­trie­rung: hier muss die exak­te Absender-E-Mail-Adresse hin­ter­legt sein) und ein­ge­loggt sein. Nach erfolg­rei­chem Log­in wird die Mög­lich­keit zum Upload ange­bo­ten. Feh­ler­mel­dung und Bestä­ti­gung erfol­gen hier direkt im Browser.
• Web­for­mu­lar: Wer regis­triert (Wich­tig bei Regis­trie­rung: hier muss die exak­te Absender-E-Mail-Adresse hin­ter­legt sein) und ein­ge­loggt ist, hat zudem die Mög­lich­keit, eine Rech­nung im Web­for­mu­lar zu erstel­len. Die­ses Ange­bot ist mit manu­el­lem Auf­wand ver­bun­den und eher auf unkom­pli­zier­te Rech­nun­gen aus­ge­legt. Eine Archi­vie­rung im Por­tal erfolgt nicht, daher müs­sen Sie die Rech­nung über den Download- But­ton her­un­ter­la­den, bevor Sie sie versenden.
• Pep­pol: Pep­pol ist der ein­zi­ge Über­tra­gungs­ka­nal, der für Rech­nung­s­tel­ler kei­ne Regis­trie­rung erfor­der­lich macht. Als Rech­nungs­stel­ler erhal­ten Sie eine Rück­mel­dung von Pep­pol, wenn die Rech­nung von Pep­pol ver­ar­bei­tet wer­den kann. Eine auto­ma­ti­sier­te Rück­mel­dung vom ZRE erhal­ten Sie aktu­ell nicht. Soll­te der ZRE die Rech­nung aller­dings ableh­nen, z. B. weil „BT-10“ nicht mit einer kor­rek­ten Leitweg-ID befüllt ist, so erfolgt die Rück­mel­dung über die in der Rech­nung im Feld BT-43 (Sel­ler cont­act email address) hin­ter­leg­te E‑Mail-Adresse. Die­se E‑Mail-Adresse darf kei­ne No-Reply‑, Bounce- oder sons­ti­ge E‑Mail-Adresse sein, über die kei­ne Rück­mel­dun­gen emp­fan­gen wer­den kön­nen. Andern­falls ist kei­ne Kon­takt­auf­nah­me mög­lich. Um Pep­pol zu nut­zen, benö­ti­gen Sie einen Ser­vice Pro­vi­der, der im Peppol-Netzwerk gelis­tet ist. Eine Über­sicht fin­den Sie hier. Wenn Sie Rech­nun­gen über einen Dienst­leis­ter bzw. über einen Soft­ware­an­bie­ter ein­rei­chen, kann die­ser Ihnen ggf. bei Fra­gen zu Pep­pol wei­ter­hel­fen.
  Wei­te­re Infor­ma­tio­nen erhal­ten Sie in den FAQs oder bei Open­Pep­pol.

Mah­nun­gen und sons­ti­ger Schriftverkehr

Da der ZRE ledig­lich E‑Rechnungen ver­ar­bei­tet (inkl. z. B. Teil­rech­nun­gen, Kor­rek­tu­ren und Gut­schrif­ten), müs­sen Sie Mah­nun­gen und sons­ti­gen Schrift­ver­kehr zwin­gend an die E‑Mail-Adresse des Käu­fers sen­den (nicht an ZRE-rlp@Poststelle.rlp.de, son­dern z. B. an die in „BT-58“ der Rech­nung hin­ter­leg­te Mailadresse).

Rech­nungs­for­ma­te & Rech­nungs­be­grün­den­de Unterlagen

Sie kön­nen Rech­nun­gen ein­rei­chen, die der aktu­ell gül­ti­gen Fas­sung des Stan­dards XRech­nung ent­spre­chen. Zusätz­lich ver­ar­bei­tet der ZRE momen­tan die zuletzt außer Kraft gesetz­te Ver­si­on des Stan­dards. Auch ZUGFeRD-Rechnungen im Pro­fil XRech­nung sowie im Pro­fil EN 16931 kön­nen ein­ge­reicht wer­den, ande­re ZUGFeRD-Profile wer­den nicht akzep­tiert. Eine sol­che ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einem PDF mit ein­ge­bet­te­ter XML-Datei. Beach­ten Sie hier­bei bit­te, dass der ZRE das PDF ver­wirft und aus der XML-Datei, die die rele­van­te Ori­gi­nal­rech­nung beinhal­tet, wie­der eine eige­ne Visua­li­sie­rung anfer­tigt. Rech­nungs­be­grün­den­de Anla­gen müs­sen Base64-kodiert sein und kön­nen in den fol­gen­den For­ma­ten zur E‑Rechnung hin­zu­ge­fügt wer­den: PDF, PNG, JPG, JPEG, CSV, XLSX, ODS. Alle Anla­gen müs­sen unter­schied­li­che Namen haben. Dies betrifft auch ein­ge­bet­te­te, Base64 codier­te Anla­gen inner­halb der ERe­ch­nung. Die Datei­na­men dür­fen kein @-Zeichen ent­hal­ten und wer­den ggf. abge­schnit­ten, wenn sie zu lang sind. Es darf nur eine Rech­nung pro E‑Mail ein­ge­reicht wer­den, die Gesamt­grö­ße inkl. aller Anhän­ge darf 20 MB nicht über­schrei­ten. Genaue­re Infos und Anga­ben dazu, was Sie noch bei der Ein­rei­chung beach­ten soll­ten, fin­den Sie hier.

Inhalt der E‑Rechnung („BT-Felder“)

Die Pflicht­fel­der des Stan­dards XRech­nung – der nach Beschluss des IT-Planungsrats maß­geb­li­che Stan­dard für die Ver­wen­dung der E‑Rechnung in Deutsch­land – erge­ben sich in den meis­ten Fäl­len aus dem Umsatz­steu­er­ge­setz. Zusätz­li­che Pflicht­an­ga­ben sind Zah­lungs­be­din­gun­gen, Bank­ver­bin­dungs­da­ten, die Mail­adres­se des Rech­nungs­stel­lers („BT-43“, wich­tig für Rück­mel­dun­gen) und die Leitweg-ID, deren kor­rek­te Anga­be essen­zi­ell für die kor­rek­te Zustel­lung der Rech­nung ist. Unse­re Leitweg-ID fin­den Sie am Anfang die­ses Doku­ments. Bit­te ach­ten Sie dar­auf, dass sie ohne Leer­zei­chen und im Zei­chen­satz UTF‑8 im Feld „BT-10“ ein­ge­tra­gen wird. „BT“ steht für „Busi­ness Term“ und bezeich­net ein Infor­ma­ti­ons­ele­ment. Detail­lier­te Infor­ma­tio­nen dazu kön­nen Sie der Spe­zi­fi­ka­ti­on der Koor­di­nie­rungs­stel­le für IT-Standards (KoSIT) entnehmen.

Zusätz­lich zu den Pflicht­fel­dern befül­len Sie bit­te in jeder Rech­nung die fol­gen­den BT-Felder, sofern die­se Anga­ben vorliegen: